Sekedar informasi, belakangan ini ada dua aplikasi menarik yang saya jumpai. Yang pertama adalah WordWeb. WordWeb merupakan program kamus bahasa Inggris yang sangat mudah digunakan. Biasanya untuk menggunakan program kamus kita harus menjalankan dulu programnya, lalu memasukkan kata yang dicari. WordWeb memungkinkan kita untuk mencari arti kata dengan jauh lebih cepat: cukup tahan tombol Ctrl sambil klik kanan pada kata yang hendak dicari artinya, dan … arti kata itu akan langsung keluar pada jendela baru! Ctrl – klik kanan ini bisa dilakukan dalam aplikasi Windows apa saja, entah kata yang dicari itu ada di dalam Adobe Reader, Microsoft Word, Mozilla Firefox, atau aplikasi lainnya.

Memang ini adalah kamus Inggris ke Inggris (karena arti kata yang dicari ditampilkan berupa uraian dalam bahasa Inggris, bukan bahasa Indonesia), tapi bagi saya tetap sangat berguna. Apalagi WordWeb juga menampilkan sinonim dari kata tersebut. Yang paling penting tentu kemudahannya untuk mencari arti kata secara instan!

Aplikasi kedua adalah Search Engine Smackdown. Ini adalah kuis mesin cari yang ditampilkan dalam bentuk pertarungan di ring tinju. Kita bisa memilih jagoan kita di antara enam pilihan: Bill Gates atau Paul Allen dari Microsoft, Larry Page atau Sergey Brin dari Google, dan Jerry Yang atau David Filo dari Yahoo. Setelah itu kita memilih lawan juga di antara enam pilihan tadi. Dalam pertandingan kita akan diajukan berbagai pertanyaan berhubungan dengan mesin cari. Setiap kali jawaban kita benar, jagoan kita akan menghantam sang lawan. Kalau salah, sang lawanlah yang menghantam kita. Begitu terus sampai salah satu menang K.O. Animasinya lucu dan seru, disertai dengan jurus “combo” kalau berhasil menjawab benar tiga kali berturut-turut!

Dengan GTDGmail, tampilan Gmail di komputer saya akan berubah dengan ditambahkan fungsi-fungsi baru. Fungsi-fungsi ini memungkinkan saya untuk menangani email dengan “jurus-jurus” GTD: Next Action, Someday, Waiting For dan sebagainya. Dengan mudah saya bisa menandai email mana yang hendak saya tindak lanjuti, mana yang hendak disimpan sebagai referensi, dan lain-lain. Dan di versinya yang paling baru, GTDGmail jadi semakin menarik dengan dukungan shortcut keyboard. Saya bisa berpindah-pindah dari satu bagian GTD ke bagian lainnya cukup dengan keyboard yang tentunya lebih cepat dibandingkan dengan mouse.

Sudah beberapa bulan saya memakai extension ini, dan manajemen email saya sekarang jauh lebih efektif. Jumlah email yang tidak dibaca selalu nol karena semuanya bisa diproses dengan baik. Jujur saja, sekarang saya sudah sulit membayangkan hidup tanpanya .

Ternyata negara yang berbeda punya kebiasaan yang berbeda juga tentang jam kerja. Paling tidak ini dari info yang saya terima selama ini. Pertama, saya punya pengalaman di Indonesia. Kedua, saya sering mendengar kisah dari teman-teman yang bekerja di Singapura sini. Ketiga, ada teman sekelas yang pernah dikirim perusahaannya ke Korea Selatan. Keempat, ada teman sekelas juga yang pernah dikirim ke Eropa.

Dari sumber-sumber ini saya dapat sedikit gambaran soal jam kerja di berbagai bangsa:

1. Di Singapura, mereka biasa bekerja lembur. Kalau jam kerjanya sampai jam 17 misalnya, seringkali mereka baru bisa pulang dari kantor jam 18 atau 19.
2. Di Korea Selatan lebih gawat lagi. Orang-orang di sana ternyata gila kerja. Teman sekelas yang notabene sudah biasa bekerja di Singapura saja sampai KO waktu dikirim ke sana. Mereka bisa pulang dari kantor jam 22 (!) sehingga sampai rumah tinggal terkapar di tempat tidur. Kabarnya Jepang juga sama gilanya.
3. Nah, ini yang asyik. Di Eropa, kalau jam kerjanya sampai jam 17 maka mereka akan pulang jam … 17. Jadi mereka jarang lembur. Juga setelah pulang kerja seringkali sesama rekan kerja pergi dulu untuk makan atau minum bersama.
4. Di Indonesia, kalau jam kerjanya sampai jam 17 maka mereka biasanya pulang jam … 16 atau 15 . Ah, ya nggak jugalah. Tapi yang pasti masih lebih santai daripada di Singapura.

Tentu semua ini nggak pasti benar, sebab saya juga hanya mendengar dari beberapa sumber. Tapi yang menarik buat saya: orang Eropa tidak gila kerja seperti di Singapura apalagi Jepang dan Korea tapi mengapa ekonominya bisa maju ? Seorang rekan lain juga pernah bilang kalau orang Eropa menjalani hidupnya dengan santai, tidak serba terburu-buru seperti di Singapura, Jepang dan Korea. Sekali lagi, mengapa ekonominya bisa maju ?

Sebenarnya jam kerja yang tepat itu seperti apa sih ?

Ngomong-ngomong, ada aplikasi web yang bisa membantu kita untuk belajar membaca cepat, yaitu ZAP Reader dan Spreeder. Dengan aplikasi ini kita bisa meng-copy-paste bahan yang hendak dibaca atau menuliskan alamat Internetnya. Kita juga bisa mengatur kecepatan membaca yang diinginkan, misalnya 300 wpm (word per minute – kata per menit). Jadi nantinya kita dijamin sedang membaca dengan kecepatan 300 wpm ! Asyik kan ? Kita bisa mengatur sendiri seberapa cepat kita ingin membaca.

Setelah itu tekan tombol ‘Play’ dan apa yang terjadi ? Aplikasi ini bakal “melemparkan” kata per kata di depan mata kita ! Kecepatannya sesuai dengan yang kita atur. Dengan aplikasi ini paling tidak ada tiga keuntungan yang kita dapatkan:

1. Mata kita cukup fokus ke satu tempat
   Yup, mata kita tidak perlu bergerak ke kiri ke kanan seperti biasanya waktu membaca. Cukup pusatkan ke satu tempat di layar.
2. Kita diajar menghilangkan subvokalisasi
   Seringkali kata-katanya dilempar begitu cepat sampai kita tidak sempat “menyuarakan” di dalam pikiran kita ! Dengan begitu kita mau tak mau “dipaksa” untuk membaca tanpa subvokalisasi.
3. Kita “dipaksa” untuk maju terus
   Ini asyiknya: dengan aplikasi ini kita sama sekali tidak bisa kembali ke belakang ! Pokoknya kita dipaksa untuk maju dan maju terus !

Jadi bisa dibilang aplikasi ini sangat baik untuk melatih kita membaca cepat. Pertama-tama tentu belum terbiasa, seperti saya sekarang . Tapi lambat laun kita pasti bakal menuai hasilnya.

Saya yakin masih banyak lagi tips lain untuk membaca cepat. Mungkin ada yang mau berbagi ?

Salah satu perbedaan yang menyolok antara kuliah di sini dengan di Indonesia adalah jumlah bacaannya. Di sini bacaannya banyak sekali ! Dan bacaan ini harus dibaca sebelum kuliah. Sekedar gambaran, bacaannya biasa berupa paper yang panjangnya belasan sampai dua puluhan halaman dan untuk setiap kuliah bisa 2-3 paper seperti itu. Akhirnya untuk membaca saja butuh waktu berjam-jam.

Karena tekanan yang seperti ini saya jadi lebih tertantang untuk mengembangkan teknik membaca cepat. Untuk sekarang ini saya sedang belajar membaca cepat dengan dua hal saja, yaitu:

1. Menghilangkan subvokalisasi
   Subvokalisasi ini adalah suara yang biasa “ikut membaca” di dalam pikiran kita. Jadi waktu kita membaca, di dalam pikiran kita seperti ada suara yang menyuarakan bacaan itu. Ternyata ini sangat menghambat kecepatan membaca, karena otak kita sebenarnya mampu membaca dengan kecepatan yang lebih tinggi daripada suara di dalam pikiran kita itu. Karenanya salah satu teknik membaca cepat adalah dengan menghilangkan suara ini. Tidak mudah memang karena sudah jadi kebiasaan bertahun-tahun, tapi bagaimana pun kita perlu belajar melakukannya.
2. Jangan kembali ke belakang
   Nah, ini malah lebih sulit lagi. Kalau kita sudah melewati suatu bagian bacaan maka jangan sekali-kali mengulang lagi bagian itu. Baca terus dan maju terus. Ada yang terlewat ? Jangan hiraukan, maju terus ! Ada kata-kata yang hilang ? Jangan hiraukan juga, maju terus ! Pokoknya maju terus pantang mundur ! Intinya di sini adalah kita harus membaca untuk mendapatkan ide, bukan untuk mendapatkan kata per kata (lihat juga post Ide per Menit). Kembali ke belakang akan sangat mengurangi kecepatan membaca kita sementara dengan maju terus toh idenya akan kita dapatkan.

Bersambung ke Tips Membaca Cepat (2)

Apa maksudnya ? Efektif berarti kita melakukan hal-hal yang benar (do the right things), sedangkan efisien berarti kita melakukannya dengan cara yang benar (do the things right). Kalau kedua hal ini digabung maka kita akan menjadi orang yang produktif, yaitu orang yang bisa menghasilkan banyak untuk waktu yang diberikan (lihat post Definisi Produktivitas). Bukankah esensi produktivitas sebenarnya itu ?

Tentu, langkah pertamanya adalah memilih hal-hal yang benar untuk dilakukan (efektif). Apa gunanya kita efisien kalau ternyata untuk hal-hal yang salah ? Nah, setelah kita memilih hal-hal yang benar untuk dilakukan barulah kita berusaha untuk melakukannya dengan cara yang benar. Jadi urutannya:

Setelah keduanya digabung barulah kita bisa produktif. Ilustrasinya:

Lalu bagaimana caranya mencapai produktivitas maksimum ? Dari gambar ini kita bisa melihatnya dengan mudah, yaitu: berusahalah mencapai efektivitas maksimum yang kemudian diikuti dengan efisiensi maksimum !

Ya, tentu saja melakukannya tidak semudah mengatakannya . Tapi bukankah logikanya seperti itu ?

Berkaitan dengan itu saya pernah menulis tentang program Winkey yang memungkinkan kita untuk membuat shortcut menggunakan tombol Windows. Misalnya saja, shortcut Win+O bisa digunakan untuk membuka Microsoft Outlook.

Ternyata ada program lain yang bahkan lebih sakti daripada Winkey. Program itu adalah Autohotkey. Dengan Autohotkey kita bisa membuat shortcut untuk tugas-tugas yang lebih kompleks dibandingkan Winkey. Berikut ini beberapa kemampuan Autohotkey:

• Kombinasi tombol shortcut lebih beragam
  Kita bisa membuat shortcut dengan kombinasi tombol Windows, Alt, Ctrl, dan lain-lain.
• Membuat shortcut yang dapat menjalankan lebih dari satu tugas sekaligus.
  Misalnya, dengan tombol Win+N kita bisa sekaligus membuka situs web di Firefox, sebuah dokumen di Microsoft Word, dan sebuah lagu di iTunes.
• Meminta input dari pengguna
  Autohotkey dapat menampilkan sebuah kotak dialog untuk meminta input dari pengguna, misalnya saja nama file yang hendak dibuka.
• Melakukan simulasi penekanan tombol keyboard
  Ini berarti Autohotkey seolah-olah mengetikkan sesuatu di keyboard. Misalnya saja dengan menekan tombol Win+1 kita bisa menampilkan tulisan "Selamat datang !" di program yang sedang aktif.
• Melakukan simulasi gerakan dan penekanan tombol mouse
  Ini berarti Autohotkey seolah-olah menggerakkan dan mengklik mouse kita ! Misalnya saja dengan tombol Win+2 kita bisa menggerakkan mouse ke sebelah kiri atas lalu melakukan klik kanan.

Sangat lengkap bukan ? Keterangan lebih lanjut bisa Anda peroleh di tutorial Autohotkey. Di tutorial itu kita bisa menjumpai berbagai contoh penggunaan Autohotkey. Saya yakin banyak hal kreatif yang bisa kita lakukan dengan program ini.

Kali ini saya ingin membahas tentang peraturan dua menit. Peraturan ini mengatakan bahwa kalau kita bisa menyelesaikan suatu hal dalam waktu dua menit maka lakukanlah sekarang juga ! Tidak perlu dimasukkan ke daftar tindakan atau ditunda, melainkan lakukanlah dengan segera.

Mengapa begitu ? Sebab kalau sesuatu bisa diselesaikan dalam waktu dua menit, maka usaha kita untuk memasukkannya ke daftar tindakan dan mengambilnya lagi lain kali akan lebih besar daripada kalau kita langsung mengerjakannya. Tentu saja dua menit di sini tidak harus berarti benar-benar dua menit. Intinya adalah sesuatu yang kalau ditunda atau dimasukkan ke daftar tindakan malah akan memakan usaha lebih besar daripada kalau langsung melakukannya.

Banyak orang yang merasa produktivitasnya meningkat setelah menerapkan peraturan ini. Mengapa ? Sebab banyak pekerjaan yang dulunya tertunda sekarang bisa langsung diselesaikan. Daftar tindakan juga menjadi lebih bersih karena hanya diisi dengan tindakan-tindakan yang memang memerlukan fokus lebih. Intinya, peraturan ini mengajarkan kita untuk tidak menunda hal-hal yang memang mudah untuk dilakukan.

Masalahnya, semua kemudahan ini membuat data yang saya simpan secara tak sadar bertambah terus. Terakhir saya cek, ukuran folder Scrapbook saya sudah melebihi 300 MB ! Itu untuk pemakaian selama sekitar delapan bulan. Entah akan jadi berapa ukurannya sekian tahun lagi. Karena itu sekarang saya mulai memikirkan cara menghemat tempat di Scrapbook, dan untuk sekarang ini ada dua cara yang terpikir:

1. Pada jendela Capture Page As, matikan pilihan Image bila tidak diperlukan
   Dengan cara ini gambar-gambar di halaman itu tidak ikut disimpan. Kita hanya perlu mengaktifkan pilihan ini kalau gambar-gambar di halaman itu memang penting bagi kita, misalnya ada diagram atau grafik atau foto yang menarik. Dengan cara ini besarnya data yang disimpan akan jauh berkurang.
2. Simpan hanya bagian halaman yang penting
   Dengan Scrapbook kita bisa memilih bagian mana dari halaman itu yang hendak disimpan, kita tidak perlu menyimpan semuanya. Caranya cukup dengan menyorot bagian yang hendak disimpan (seperti waktu memilih teks di Microsoft Word) lalu klik kanan dan pilih menu Capture Selection As … . Jujur saja, saya masih jarang memakai cara ini karena malas memilih-milih . Tapi cara ini tentu efektif untuk mengurangi besarnya data yang disimpan.

Ya, baru dua itu cara yang terpikir. Bisa jadi di masa depan akan muncul lagi trik-trik yang lain. Anda punya cara yang lebih efektif mungkin ?

Logikanya, kita tentu harus mempelajari shortcut keyboard untuk tugas-tugas yang paling sering kita lakukan. Semakin sering kita melakukan tugas itu maka semakin banyak penghematan waktu yang bisa kita peroleh dengan menggunakan shortcut keyboard.

Salah satu cara yang bagus untuk memulai adalah dengan melihat program-program apa yang sering kita gunakan. Saat ingin menggunakan program itu, langkah pertama yang harus kita lakukan tentunya adalah membukanya. Selain itu tentu juga ada file atau folder data yang sering kita gunakan. Lagi-lagi langkah pertama yang harus kita lakukan adalah membuka file atau folder itu.

Pada post Membuat Shortcut dengan Winkey telah dibahas bagaimana program Winkey dapat meningkatkan produktivitas kita dalam hal ini. Dengan Winkey kita bisa membuat shortcut keyboard untuk program, file atau folder yang sering kita gunakan. Dengan demikian kita bisa membuka program, file atau folder itu dalam sekejap ! Dan karena sering digunakan, maka akan sangat banyak penghematan waktu yang dapat kita peroleh.

Saya sendiri sangat merasakan manfaatnya. Bisa dibilang shortcut yang dibuat dengan Winkey ini merupakan shortcut pertama yang harus kita hafalkan. Mengapa ? Karena begitu banyaknya penghematan waktu yang dapat kita peroleh.

Lalu bagaimana kalau kita lupa shortcutnya ? Nah, inilah enaknya menggunakan Winkey. Pada program-program lain (seperti Microsoft Word, Firefox, dan sebagainya) biasanya kita harus membuka Help dari program itu untuk mencari shortcut yang kita lupakan. Tapi dengan Winkey, kita cukup menekan Win + F9 untuk melihat daftar semua shortcut yang ada ! Dengan cara ini kita bisa dengan cepat hafal dan terbiasa menggunakan shortcut Winkey. Bagi saya, Winkey adalah program yang wajib untuk meningkatkan produktivitas.

Catatan:
Seharusnya post ini ditulis kemarin, tanggal 9 Juli. Tapi entah kenapa situs ini (gayahidupdigital.com) kemarin tidak bisa diakses, mungkin karena server hostingnya down. Akhirnya waktu penulisannya terpaksa diundur sehari.