Lebih Efisien dengan Hibernate

Berkaitan dengan post Mempercepat Booting Windows, sebenarnya masih ada lagi cara-cara untuk lebih mempercepat booting Windows. Salah satunya adalah dengan menggunakan fitur Hibernate yang tersedia pada Windows XP.

Hibernate adalah salah satu cara mematikan komputer di mana keadaan komputer pada saat itu akan disimpan di harddisk. Dengan demikian, pada saat komputer dinyalakan kembali, proses booting akan jauh lebih cepat karena tinggal mengembalikan keadaan terakhir yang telah tersimpan di harddisk. Windows tidak perlu lagi melalui proses booting standar yang harus menghidupkan kembali fungsi-fungsi Windows satu per satu.

Keuntungan lain dari Hibernate adalah komputer akan langsung kembali ke keadaan terakhir saat dimatikan. Kalau pada saat itu kita sedang membuka program pengolah kata misalnya, maka program itu akan langsung terbuka pada saat komputer kembali dinyalakan. Dengan demikian komputer kita akan langsung siap pakai. Sangat efisien bukan ? Proses booting jauh lebih cepat, dan komputer juga langsung berada dalam keadaan siap pakai !

Lalu bagaimana cara menggunakan Hibernate ? Pada saat kita memilih Turn Off dari menu Start, akan muncul tiga pilihan, yaitu Stand By, Turn Off, dan Restart. Kalau kita menekan dan menahan tombol Shift saat tiga pilihan itu muncul, maka pilihan Stand By akan berubah menjadi Hibernate. Kita tinggal menekan pilihan Hibernate tersebut untuk mematikan komputer dengan cara Hibernate.

Hibernate 1 Hibernate 2

Bagaimana kalau saat Shift ditekan ternyata pilihan Hibernate tidak keluar ? Bisa jadi pilihan untuk Hibernate masih belum diaktifkan. Untuk mengaktifkannya, masuklah ke Control Panel lalu buka Power Options. Pada window Power Options ini terdapat beberapa tab, di mana salah satunya adalah Hibernate. Aktifkan pilihan Enable Hibernation yang terdapat di situ, lalu tekan tombol OK atau Apply. Pilihan Hibernate akan muncul pada saat Turn Off.

Hibernate 3

Bagaimana kalau cara ini juga tidak berhasil ? Ya, itu berarti komputer Anda belum mendukung fitur Hibernate ! Memang tidak semua komputer mendukung fitur Hibernate meskipun telah diinstall Windows XP. Untungnya, sebagian besar komputer telah mendukungnya.

Kantor Tanpa Kertas (2)

Bersambung dari Kantor Tanpa Kertas (1)

Hal ini mengingatkan saya pada buku Business @ the Speed of Thought, di mana Bill Gates menceritakan tentang upaya Microsoft untuk menciptakan kantor tanpa kertas. Di situ dikisahkan bagaimana waktu itu kantor pusat Microsoft mempunyai tidak kurang dari 1000 macam formulir kertas, padahal Microsoft sendiri sering menganjurkan terciptanya kantor tanpa kertas ! Dengan berbagai upaya efisiensi, jumlah 1000 macam formulir kertas itu akhirnya bisa dikurangi menjadi hanya 60, sedang sisanya semua diubah menjadi bentuk digital. Mengapa tidak sekalian semuanya dijadikan digital ? Karena formulir-formulir yang tersisa itu dipakai untuk berhubungan dengan pihak luar yang masih menggunakan kertas.

Dari sini saya terpikirkan dalil ini:

Tingkat kecanggihan suatu organisasi berbanding terbalik dengan jumlah kertas yang digunakan

Artinya, makin canggih suatu organisasi maka makin sedikit jumlah kertas yang digunakan, dan demikian pula sebaliknya, makin tidak canggih suatu organisasi maka makin banyak jumlah kertas yang digunakan.

Mengapa makin sedikit kertas berarti makin canggih ? Karena makin sedikit kertas berarti makin banyak informasi yang disimpan dalam bentuk digital. Dan informasi yang disimpan dalam bentuk digital memiliki banyak keuntungan, di antaranya:

  1. Kantor menjadi lebih bersih dan rapi
    Tidak ada lagi kertas-kertas yang berserakan di berbagai tempat.
  2. Pencarian informasi jauh lebih cepat
    Cukup menjalankan program pencari maka informasi dapat segera diperoleh (lihat post Pencarian Non-Digital).
  3. Penyajian informasi jauh lebih kaya
    Informasi digital bisa disajikan dalam berbagai bentuk sesuai dengan kriteria kita. Kita bisa melihatnya dari berbagai sudut pandang dan berbagai tingkat kedalaman, juga bisa digabungkan dengan informasi-informasi lain.
  4. Kolaborasi jauh lebih mudah
    Dengan program groupware seperti Lotus Notes, kolaborasi menjadi jauh lebih mudah dan efisien.

Semuanya ini akan meningkatkan produktivitas kita.

Jadi, untuk meningkatkan produktivitas kita, mulailah pikirkan cara-cara kreatif untuk menciptakan kantor tanpa kertas !

Kantor Tanpa Kertas (1)

Berkaitan dengan pengalaman saya di post Pencarian Non-Digital, saya jadi berpikir tentang kantor tanpa kertas. Sebagai dosen, biasanya saya menerima banyak tugas mahasiswa dalam bentuk kertas. Lembar tugas itu bertumpuk-tumpuk dan menghabiskan banyak tempat. Belum lagi masalah buku-buku tugas khusus dan skripsi. Saya saja yang termasuk dosen yunior sudah kerepotan menyimpan buku-buku itu. Apalagi para dosen senior, tumpukan buku itu bisa sampai ke langit-langit !

Hasilnya, tempat kerja jadi terlihat semrawut karena banyaknya kertas dan buku. Saya tidak bisa membayangkan bagaimana kalau suatu saat ingin mencari informasi dari buku-buku itu. Pasti merepotkan sekali !

Dari sini saya jadi terpikir untuk berusaha mengurangi jumlah kertas di meja dan lemari saya sebanyak mungkin. Bukankah lebih baik jika semuanya ada dalam bentuk digital ? Karena itu saya berpikir di masa depan mungkin lebih baik semua tugas itu dikumpulkan dalam bentuk digital saja. Dengan begitu tempat kerja saya akan jadi lebih bersih, dan mencari informasi pun akan jauh lebih mudah. Mahasiswa pun senang karena tidak perlu mencetak dan menjilid buku yang membutuhkan biaya ekstra.

Bersambung ke Kantor Tanpa Kertas (2)

Bookmark Folder

Belakangan ini telah muncul browser-browser yang mendukung penggunaan tab. Artinya, dalam satu window browser kita bisa membuka banyak situs sekaligus dalam bentuk tab. Kalau dulu kita mau membuka lima situs misalnya, maka kita harus membukanya dalam lima window yang berbeda. Nah, sekarang dengan menggunakan tab, kelima situs tersebut bisa dibuka hanya dalam satu window yang terdiri dari lima tab. Ini memberikan kenyamanan tersendiri bagi para pengguna Internet. Browsing dengan menggunakan tab-tab ini dikenal dengan istilah tabbed browsing.

Browser yang mendukung tabbed browsing saat ini ada beberapa, di antaranya adalah Firefox, Opera, dan Safari. Ironisnya, browser yang paling banyak digunakan – yaitu Internet Explorer – justru belum mendukung fitur ini. Baru pada versi berikutnya (versi 7) IE akan memiliki fitur ini.

Tabbed browsing menjanjikan banyak keuntungan. Salah satunya adalah penggunaan bookmark folder. Di Firefox misalnya, situs-situs yang sering dikunjungi bisa dimasukkan dalam satu folder di menu Bookmark. Sebenarnya ini juga bisa dilakukan di IE, tapi yang menarik (dan hal ini tidak bisa dilakukan di IE) adalah: kalau lain kali kita membutuhkan situs-situs dalam folder tersebut, maka semua situs tersebut akan dapat langsung dibuka secara sekaligus ! Di Firefox hal ini bisa dilakukan dengan memilih menu Bookmark, lalu klik kanan pada bookmark folder yang dimaksud, dan pilih menu Open in Tabs. Hasilnya … simsalabim … semua situs dalam folder tersebut akan langsung dibuka dalam tab-tab !

Cara ini sangat efisien dipakai untuk mengawali hari. Saya misalnya, memiliki bookmark folder bernama Startup yang berisi situs-situs “wajib” yang hendak saya kunjungi di awal hari. Setiap hari, saya tinggal menjalankan browser dan membuka bookmark folder tersebut. Otomatis, semua situs yang hendak dikunjungi akan terbuka dan saya bisa langsung beraktivitas. Dengan cara ini, saya tidak perlu lagi repot-repot membuka semua situs tersebut satu per satu. Selain itu, juga tidak mungkin ada situs yang terlewat karena kelupaan.

Picasa: Software Pengelola Foto Digital

Anda memiliki koleksi foto-foto digital ? Kalau begitu ada satu software yang wajib Anda miliki: Picasa ! Picasa adalah software pengelola foto digital yang dikeluarkan oleh Google. Bagi Anda yang sering menggunakan kamera digital dan memiliki ratusan bahkan ribuan foto (hal yang umum terjadi dalam gaya hidup digital), Picasa akan sangat memanjakan Anda.

Fungsi utama foto adalah membangkitkan kembali kenangan Anda akan saat-saat berkesan di masa lalu. Nah, Picasa dirancang untuk memaksimalkan pengalaman Anda ini. Dalam Picasa, setiap foto dikelompokkan dalam album-album yang diurutkan berdasarkan tanggal. Jadi Anda bisa dengan mudah memilih album perjalanan wisata Anda tahun lalu misalnya.

Di dalam setiap album, Anda bisa membuat slideshow untuk menampilkan foto-foto yang ada secara bergantian dalam ukuran satu layar penuh. Jadi Anda tinggal duduk santai menikmati kenangan Anda sementara slideshow berjalan secara otomatis. Kalau ada foto-foto tertentu yang berkesan, Anda dapat menandainya sehingga lain kali foto-foto tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Masih banyak lagi kemampuan Picasa yang lain. Misalnya saja, Picasa dapat membantu Anda untuk memperbaiki kualitas foto. Dengan Picasa, Anda dapat memperbaiki pencahayaan dan pewarnaan foto, serta memberikan efek-efek khusus seperti blur dan sharpen.

Selain itu, Picasa juga dapat membantu Anda untuk berbagi kenangan dengan orang lain. Dengan Picasa, Anda dapat membuat gift CD, yaitu CD khusus berisi foto-foto yang Anda pilih. CD tersebut dapat dilengkapi dengan aplikasi slideshow sehingga setiap orang yang menerimanya dapat langsung menikmati foto-foto di dalamnya dalam bentuk slideshow.

Nah, dengan segudang kemampuan itu, tunggu apa lagi ?

Mengapa Gmail Mesti Di-POP ?

Saya heran melihat banyak orang yang ingin men-download email-email-nya di Gmail dengan POP. Memang, ada keuntungannya kalau email-email itu berada langsung di komputer kita. Kita bisa membacanya kapan saja dengan menggunakan program email client seperti Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird, tanpa harus terkoneksi dengan Internet. Kalau kita jarang terkoneksi dengan Internet, memang men-download email dengan POP merupakan pilihan yang menarik.

Tapi kalau kita bisa sering terkoneksi dengan Internet, POP sebenarnya sudah kurang menarik. Mengapa ? Karena kelebihan-kelebihan yang ditawarkan oleh program email client juga telah ditawarkan oleh Gmail.

Misalnya saja, dengan program email client kita bisa mengelompokkan email-email dalam berbagai folder sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Di Gmail hal ini juga bisa dilakukan dengan menggunakan fitur Label. Contoh lagi, dengan program email client kita bisa melakukan pencarian berdasarkan keyword tertentu untuk menemukan suatu email. Hal ini juga bisa dilakukan di Gmail, dan bahkan lebih hebat karena adanya bermacam-macam kriteria pencarian yang dapat digunakan. Kecepatan pencariannya pun sangat cepat. Dengan program email client, kita harus menginstall program desktop search untuk mendapatkan kecepatan seperti itu.

Namun demikian, menurut saya, di antara berbagai fitur yang ada terdapat satu fitur yang sangat menentukan yang tidak dimiliki oleh program-program email client. Fitur inilah alasan utama saya membaca email-email saya langsung di Gmail dan tidak men-download-nya terlebih dahulu dengan POP. Fitur yang dimaksud adalah kemampuan untuk langsung mengelompokkan email-email yang berada dalam satu thread (satu topik). Dengan program email client, kita harus mencari dan memilah-milah sendiri email balasan dari suatu topik. Namun dengan Gmail, semua email dalam topik yang sama akan langsung dikelompokkan menjadi satu conversation. Conversation ini selanjutnya akan ditampilkan dalam satu halaman dalam bentuk kartu-kartu yang bertumpuk. Bagi saya yang banyak mengikuti mailing list, fitur ini sangat meningkatkan produktivitas. Sekarang saya bisa dengan cepat membaca seluruh email dalam sebuah thread. Tidak perlu lagi saya mencari dan memilah satu per satu. Saya bisa mengikuti topik itu secara utuh dan cepat.

Nah, dengan berbagai kelebihan itu, mengapa Gmail mesti di-POP ?

Manajemen Keuangan Pribadi

Aneh tapi nyata, banyak orang yang tampaknya sukses di luar namun di baliknya ternyata mengalami kesulitan keuangan ! Sangat ironis bukan, kalau kita tampak hidup produktif dengan gaya hidup digital namun di balik itu ternyata keuangan kita amburadul ?

Ya, seharusnya gaya hidup digital itu meliputi juga masalah keuangan pribadi kita. Dalam hal keuangan pribadi pun kita perlu mencapai produktivitas maksimum. Namun, bagaimana caranya ?

Untunglah, ada banyak software yang dapat membantu kita melakukan manajemen keuangan pribadi. Ada software yang bersifat komersial seperti Quicken dan Microsoft Money, dan ada pula software yang bersifat open source seperti GnuCash. Software-software tersebut dapat membantu kita membuat anggaran, menganalisa pengeluaran, mengelola investasi, membuat perencanaan, dan masih banyak lagi. Kita bisa mengetahui kondisi keuangan kita secara tepat setiap saat dan menyusun langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Singkatnya, produktivitas keuangan kita akan banyak meningkat !

Sayangnya, kendala terbesar bukan terletak pada software pendukungnya, melainkan pada diri kita sendiri. Mengapa ? Karena untuk menjalankan semua itu dibutuhkan disiplin, dan inilah yang sulit ! Banyak orang tidak melakukan manajemen keuangan pribadi bukan karena kesulitan teknologi, melainkan kesulitan disiplin !

Di sini kembali attitude menunjukkan peranan pentingnya dalam gaya hidup digital. Untuk mencapai produktivitas maksimum dengan gaya hidup digital, dibutuhkan bukan hanya teknologi informasi, melainkan juga attitude yang benar.

Mempercepat Booting Windows

Kadang-kadang pada saat masuk Windows dibutuhkan waktu yang lama sekali. Kalau sudah begini tentu kita sendiri yang akan kesal. Bagaimana tidak kesal kalau untuk menunggu Windows siap saja butuh waktu lima menit lebih ?

Nah, salah satu penyebab utama dari booting Windows yang lambat adalah terlalu banyaknya program yang dimuat pada saat booting. Solusinya ? Mudah. Kurangilah banyaknya program yang dimuat pada saat booting ! Sederhana kan ? :)

Lalu, bagaimana caranya ? Tekan tombol Start, lalu pilih menu Run. Di kotak dialog yang muncul ketikkan msconfig lalu tekan Enter. Maka akan muncul program System Configuration Utility. Pada program ini, dua tab yang paling kanan bertuliskan Services dan Startup. Pada kedua tab inilah terletak program-program yang dimuat pada saat booting. Di sinilah biasanya letak masalahnya. Banyak program yang jarang kita butuhkan namun selalu dimuat pada saat booting.

Untuk mempercepat proses booting, hilangkan tanda centang pada program-program yang jarang kita butuhkan tersebut. Semakin berat program itu, semakin besar efeknya pada saat booting.

Lalu bagaimana kalau sewaktu-waktu kita membutuhkan lagi program tersebut ? Ya, jalankanlah program itu dari menu Start. Jadi kita hanya perlu menjalankannya kalau kita sedang membutuhkan, dan tidak perlu selalu dimuat pada saat booting.

Setelah selesai memilih program-program yang tidak dimuat, tekan tombol OK. Lalu rasakanlah bedanya pada saat booting Windows berikutnya :)

Catatan:
Pada saat booting berikutnya, program System Configuration Utility akan muncul secara otomatis. Di situ akan ada pilihan untuk tidak lagi memunculkan program tersebut pada booting-booting selanjutnya.

Daftar Buku

Salah satu hobi saya adalah membaca. Karena itu, saya memiliki banyak buku. Tapi sayangnya selama ini buku-buku tersebut tidak pernah dikelola dengan baik. Memang sebagian besar saya taruh dalam lemari, tapi banyak juga yang kececeran ke sana ke mari, belum lagi yang dipinjam orang-orang. Yang di dalam lemari pun tidak tertata dengan baik. Padahal buat saya buku-buku tersebut sangat berharga, karena – kata orang – buku merupakan sumber ilmu. Bukan begitu ?

Nah, kemarin saya mulai berpikir bagaimana caranya saya bisa memanfaatkan gudang ilmu ini dengan optimal. Kan sayang kalau saya punya begitu banyak buku tapi tidak bisa didayagunakan secara optimal.

Akhirnya saya memutuskan untuk mendaftar buku-buku saya dalam sebuah spreadsheet. Untuk setiap buku, saya mencatat judul, pengarang, tahun, dan bidangnya. Tujuannya adalah supaya gampang mencari buku yang tepat kalau saya membutuhkan sesuatu. Nah, pada saat saya mulai mendaftar buku-buku itu, ternyata ada sesuatu yang mengejutkan: ada cukup banyak buku yang saya sudah lupa bahwa saya memilikinya ! Padahal buku-buku itu sangat menarik. Aneh bukan ? Buku-buku itu ada dalam lemari saya, tapi saya sudah lupa akan keberadaannya.

Dari kejadian ini saya menemukan manfaat kedua dari daftar buku: saya bisa dengan mudah dan cepat melihat judul-judul buku yang saya miliki, sehingga tidak ada lagi yang kelewatan ! Dengan begitu saya bisa memanfaatkan gudang ilmu ini dengan jauh lebih baik.

Google Desktop vs Copernic

I have tried two desktop search application: Google Desktop and Copernic Desktop Search. I have been using Google Desktop for months because it is the first player in the ground. But later, I decide to give Copernic a try. The reason behind this is an article I read which compares desktop search applications. The author gave Google Desktop only a C+ (the second worst) but he gave Copernic an A (the best). This made me curious about Copernic.

Copernic is indeed cool. Google Desktop cannot index PDF files, but Copernic can. In fact, Copernic supports several more file types than Google Desktop. I think this is the main advantage Copernic has over Google Desktop. The searching process is also fast: while we are typing our search query, the results will be displayed on-the-fly. If we click an item at the result pane, a quick preview will appear below the result pane with the queried words being highlighted. Unfornately, in my case, the indexing process took so much time (several days). Well, that is understandable because it indexes so many file types and it run in my home computer in which I store gigabytes of e-books. But it’s quite frustrating for me to see one big e-book (with 900+ pages) can take more than ten hours to index.

Now I will describe about Google Desktop. Google Desktop runs inside a browser, unlike Copernic which is a standalone Windows application. The look and feel of Google Desktop is very similar to the online version of Google, so everybody can directly use it. If you are connected to the Internet, the result will be mixed with the result of Google’s online search. It can index e-mails, Office documents, HTML files, text files, and chat transcripts, all of which can also be indexed by Copernic. In my case, the indexing process is fast: my computer can be completely indexed in two to three hours. But of course, one reason for it is because it doesn’t index PDF files like Copernic does.

Well, so which one get my preference ? Despite the fact that Copernic got an A and Google Desktop got only a C+, I personally prefer Google Desktop over Copernic. Why ? One reason is its faster indexing process. It’s frustrating for me to wait days for Copernic indexing process to finish. Even more frustrating is seeing one file could take so much time to index. Of course, different people may have different opinion about it.

Nevertheless, the main reason I prefer Google Desktop over Copernic is the way it displays results. Copernic only displays the file names and I must click those file names one by one to see the preview and to find the document I’m looking for. In the contrary, Google Desktop directly gives us the preview of each files it finds, just like the online version of Google does. This way, I can quickly figure out the document I’m looking for without having to go through each documents manually.

So, that’s the result of my observation. Google Desktop is still the one who sits in my computer for daily use. Who knows, someday it will be able to index PDF files too …