Bersambung dari Konsep Getting Things Done (3)
- Organize
Setelah kita memproses semua stuff yang ada dan menempatkannya ke tujuh tempat yang mungkin (trash tidak dihitung), selanjutnya kita perlu menyusun item-item yang terdapat di berbagai tempat tersebut. Yang paling banyak item-nya kemungkinan besar adalah next actions (normalnya berkisar antara 50 sampai lebih dari 100 item) , karena itu item-item dalam next actions inilah yang paling memerlukan penyusunan lebih lanjut. Cara penyusunan yang dianjurkan untuk next actions adalah dengan mengelompokkannya berdasarkan konteks. Apa yang itu konteks ? Konteks adalah situasi yang memungkinkan kita untuk melakukan tugas tertentu. Berikut ini beberapa contoh konteks:- Home: untuk hal-hal yang hanya dapat dikerjakan di rumah.
- Office: untuk hal-hal yang hanya dapat dikerjakan di kantor.
- Call: untuk hal-hal yang memerlukan akses telepon.
- Internet: untuk hal-hal yang memerlukan akses Internet.
Dengan mengelompokkan item-item berdasarkan konteks, kita bisa dengan cepat melihat hal-hal apa saja yang dapat kita lakukan dalam situasi tertentu. Kalau kita sedang ber-Internet misalnya, dengan cepat kita bisa melihat daftar item yang ada di kelompok Internet.
- Review
Meskipun kita sudah memproses semua stuff dan menempatkannya di tempat yang sesuai, namun akan sia-sia kalau kita tidak pernah melihat ulang semua tempat tersebut. Dalam kegiatan sehari-hari hanya ada dua tempat yang perlu dilihat, yaitu calendar (untuk hal-hal yang harus dilakukan di waktu tertentu) dan next actions (untuk hal-hal yang dapat dilakukan tanpa terikat waktu). Namun demikian, disarankan ada waktu khusus seminggu sekali untuk me-review seluruh sistem kita. Waktu khusus ini disebut dengan istilah weekly review di mana kita mengosongkan kembali pikiran kita dari semua stuff yang beterbangan dan memperbarui ulang seluruh sistem kita. - Do
Satu hal yang masih kurang adalah: bagaimana cara kita memilih tindakan yang harus dilakukan ? Bagaimana cara kita memilih satu dari begitu banyak pilihan next actions untuk dikerjakan ? Ada empat kriteria yang bisa kita digunakan (diurutkan mulai dari yang terpenting):- Context: dengan situasi sekarang, apa saja yang bisa kita kerjakan ? Hal ini sesuai dengan pengelompokkan next actions pada tahap Organize.
- Time available: dengan waktu yang tersedia, apa yang bisa kita kerjakan ? Contohnya: kalau hanya ada waktu 10 menit, carilah hal-hal yang bisa dikerjakan dalam 10 menit.
- Energy available: dengan energi yang tersedia, apa yang bisa dikerjakan ? Contohnya: kalau kita sudah lelah di sore hari, pilihlah hal-hal yang mudah untuk dikerjakan.
- Priority: dari pilihan yang tersisa, mana yang paling penting untuk dikerjakan ?
Empat kriteria ini dijalankan mulai dari kriteria pertama. Misalnya saja ada 100 pilihan next actions, kriteria pertama akan menyempitkannya menjadi 15 pilihan, lalu kriteria kedua menyempitkannya lagi menjadi 6 pilihan, kriteria ketiga menyempitkannya lagi menjadi 3 pilihan, dan kriteria keempat menghasilkan 1 pilihan akhir.
Demikianlah kelima tahap implementasi dari GTD, yaitu collect, process, organize, review dan do. Sekarang terserah pada kita untuk bisa menerapkan GTD semaksimal mungkin !