Gaya Hidup Digital

Akhirnya selesai juga membaca buku Blink karangan Malcolm Gladwell. Sebenarnya saya sudah sempat menghabiskan 90% buku itu berbulan-bulan yang lalu, namun sisa 10%-nya tertunda dan baru saja saya selesaikan.

Satu hal yang saya kagumi dari Gladwell adalah kemampuannya dalam memilih topik. Dalam kedua bukunya, baik The Tipping Point maupun Blink, ia selalu memilih topik yang unik, yang lewat dari perhatian orang banyak, namun yang sesungguhnya merupakan topik yang sangat menarik. Dalam The Tipping Point misalnya, Gladwell mengupas fenomena epidemi sosial, yaitu bagaimana sesuatu yang tampaknya biasa saja tiba-tiba bisa meledak dan menjadi trend. Sedangkan dalam Blink, Gladwell mengupas tentang fenomena kesan sekejap, di mana orang bisa memberikan penilaian tentang suatu hal hanya dalam sekejap mata. Terus terang saya rasanya tidak akan mungkin terpikirkan tentang topik-topik semacam itu ! Berbeda sekali dengan kebanyakan buku yang topiknya sangat mudah ditebak seperti “rahasia menjadi kaya”, “tips sukses dalam pekerjaan”, dan sejenisnya.

Hebatnya lagi, topik yang unik itu bisa dikupas dengan sangat mendalam sampai membuat orang “hanyut”. Siapa sangka topik tentang kesan sekejap misalnya, bisa dikupas sampai seperti itu. Begitu pula topik tentang epidemi sosial yang benar-benar dibongkar sampai ke akar-akarnya. Dari sini tampak bahwa Gladwell memiliki kemampuan pengembangan ide yang luar biasa. Ide awal yang tampaknya sederhana bisa dikembangkan sampai begitu mendalam.

Dan satu hal lagi yang saya acungi jempol adalah kedalaman risetnya. Untuk menulis satu buku Gladwell melakukan riset yang sangat tekun dan mendalam. Selain membaca sangat banyak literatur, ia juga mewawancarai banyak narasumber secara langsung. Tidak heran contoh-contoh yang diberikan dalam kedua bukunya begitu orisinil, bervariasi dan memikat.

Saya yakin saya bisa belajar banyak dari Malcolm Gladwell. Setidaknya untuk ketiga hal ini, yaitu kemampuan pemilihan topiknya, pengembangan idenya, dan kedalaman risetnya. Dengan kualitas seperti itu tidak heran kedua bukunya langsung menjadi best-seller. Dan yang lebih hebat lagi, majalah TIME sudah memilihnya sebagai salah satu orang paling berpengaruh di jaman ini, padahal ia baru menulis dua buah buku !

Bersambung dari Konsep Getting Things Done (3)

3. Organize
   Setelah kita memproses semua stuff yang ada dan menempatkannya ke tujuh tempat yang mungkin (trash tidak dihitung), selanjutnya kita perlu menyusun item-item yang terdapat di berbagai tempat tersebut. Yang paling banyak item-nya kemungkinan besar adalah next actions (normalnya berkisar antara 50 sampai lebih dari 100 item) , karena itu item-item dalam next actions inilah yang paling memerlukan penyusunan lebih lanjut. Cara penyusunan yang dianjurkan untuk next actions adalah dengan mengelompokkannya berdasarkan konteks. Apa yang itu konteks ? Konteks adalah situasi yang memungkinkan kita untuk melakukan tugas tertentu. Berikut ini beberapa contoh konteks:
   • Home: untuk hal-hal yang hanya dapat dikerjakan di rumah.
   • Office: untuk hal-hal yang hanya dapat dikerjakan di kantor.
   • Call: untuk hal-hal yang memerlukan akses telepon.
   • Internet: untuk hal-hal yang memerlukan akses Internet.

   Dengan mengelompokkan item-item berdasarkan konteks, kita bisa dengan cepat melihat hal-hal apa saja yang dapat kita lakukan dalam situasi tertentu. Kalau kita sedang ber-Internet misalnya, dengan cepat kita bisa melihat daftar item yang ada di kelompok Internet.

4. Review
   Meskipun kita sudah memproses semua stuff dan menempatkannya di tempat yang sesuai, namun akan sia-sia kalau kita tidak pernah melihat ulang semua tempat tersebut. Dalam kegiatan sehari-hari hanya ada dua tempat yang perlu dilihat, yaitu calendar (untuk hal-hal yang harus dilakukan di waktu tertentu) dan next actions (untuk hal-hal yang dapat dilakukan tanpa terikat waktu). Namun demikian, disarankan ada waktu khusus seminggu sekali untuk me-review seluruh sistem kita. Waktu khusus ini disebut dengan istilah weekly review di mana kita mengosongkan kembali pikiran kita dari semua stuff yang beterbangan dan memperbarui ulang seluruh sistem kita.
5. Do
   Satu hal yang masih kurang adalah: bagaimana cara kita memilih tindakan yang harus dilakukan ? Bagaimana cara kita memilih satu dari begitu banyak pilihan next actions untuk dikerjakan ? Ada empat kriteria yang bisa kita digunakan (diurutkan mulai dari yang terpenting):
   1. Context: dengan situasi sekarang, apa saja yang bisa kita kerjakan ? Hal ini sesuai dengan pengelompokkan next actions pada tahap Organize.
   2. Time available: dengan waktu yang tersedia, apa yang bisa kita kerjakan ? Contohnya: kalau hanya ada waktu 10 menit, carilah hal-hal yang bisa dikerjakan dalam 10 menit.
   3. Energy available: dengan energi yang tersedia, apa yang bisa dikerjakan ? Contohnya: kalau kita sudah lelah di sore hari, pilihlah hal-hal yang mudah untuk dikerjakan.
   4. Priority: dari pilihan yang tersisa, mana yang paling penting untuk dikerjakan ?

   Empat kriteria ini dijalankan mulai dari kriteria pertama. Misalnya saja ada 100 pilihan next actions, kriteria pertama akan menyempitkannya menjadi 15 pilihan, lalu kriteria kedua menyempitkannya lagi menjadi 6 pilihan, kriteria ketiga menyempitkannya lagi menjadi 3 pilihan, dan kriteria keempat menghasilkan 1 pilihan akhir.

Demikianlah kelima tahap implementasi dari GTD, yaitu collect, process, organize, review dan do. Sekarang terserah pada kita untuk bisa menerapkan GTD semaksimal mungkin !

Bersambung dari Konsep Getting Things Done (2)

2. Process
   Setelah semua stuff dikumpulkan, selanjutnya kita harus memproses semua stuff itu satu per satu. Untuk setiap stuff, kita harus mengambil keputusan mengenai apa yang hendak kita lakukan mengenai hal itu dan kemudian meletakkannya di tempat yang sesuai.
   Untuk itu, pertanyaan pertama yang harus diajukan adalah: apakah ada tindakan fisik yang perlu lakukan ? Jika jawabannya tidak, maka ada tiga tempat yang mungkin, yaitu:
   • Trash: untuk hal-hal yang ternyata tidak penting, yang lebih baik langsung kita buang.
   • Someday/maybe: untuk hal-hal yang mungkin akan kita lakukan kalau ada kesempatan di masa depan. Contohnya: berlibur ke Bali.
   • Reference: untuk hal-hal yang sekedar ingin kita simpan sebagai referensi, siapa tahu di masa depan kita membutuhkannya. Contoh: informasi tentang sebuah biro perjalanan.

   Jika jawaban untuk pertanyaan pertama tadi adalah ya (yang berarti ada tindakan fisik yang perlu dilakukan), maka ada lima tempat yang mungkin, yaitu:

   • Projects: untuk hal-hal yang membutuhkan lebih dari satu tindakan fisik. Contoh: renovasi rumah, karena terdiri dari banyak tindakan fisik seperti membersihkan garasi, membeli cat, mengecat dinding, dan sebagainya.
   • Project plans: untuk hal-hal (berupa ide dan informasi) yang mendukung pelaksanaan suatu project.
   • Waiting: untuk hal-hal yang hasilnya sedang kita tunggu dari orang lain. Contoh: laporan hasil penjualan yang sedang dikerjakan orang lain.
   • Calendar: untuk hal-hal yang harus dikerjakan pada suatu waktu tertentu. Contoh: rapat pada hari Senin jam 10 pagi.
   • Next Actions: untuk tindakan fisik yang akan segera kita lakukan begitu kita mempunyai kesempatan tapi tidak terikat pada waktu tertentu. Contoh: menelpon seorang partner.

   Untuk jawaban ya ada satu tambahan aturan lagi, yaitu kalau tindakan itu bisa dilakukan dalam waktu kurang dari dua menit maka lakukanlah sekarang juga !
   Untuk jelasnya Anda bisa melihat gambar berikut:

   

Bersambung ke Konsep Getting Things Done (4)

Bersambung dari Konsep Getting Things Done (1)

Untuk mengeluarkan stuff dari pikiran kita, ada dua hal yang perlu dilakukan:

1. Menulis satu per satu semua hal yang perlu kita lakukan, dan
2. Mengambil keputusan tentang setiap hal itu

Satu hal yang penting, agar pikiran kita tidak perlu lagi mengingat-ingat, maka semuanya ini harus dituangkan dalam bentuk tertulis. Dengan demikian pikiran kita akan dibebaskan sama sekali dari pekerjaan mengingat, dan bisa difokuskan pada pekerjaan mencipta.

Jadi hasil akhirnya:

1. Pikiran kita bebas sama sekali dari hal-hal yang beterbangan
   Pikiran kita bersih dari semuanya itu, karena kita sudah mengambil keputusan tentang setiap hal itu dan menuliskannya dalam sistem eksternal (sehingga tidak perlu lagi mengingat). Inilah kondisi bebas stres.
2. Pikiran kita bisa difokuskan pada pekerjaan mencipta
   Karena seluruh potensi pikiran bisa dipakai untuk mencipta, maka hasil pekerjaan kita pasti akan jauh lebih baik. Inilah kondisi produktif.

Tambahan lagi, tidak mungkin ada hal yang terlewat atau terlupa, karena semuanya sudah ditulis dalam sistem eksternal.

Seperti itulah ide dasar GTD. Lalu bagaimana cara menerapkannya ? Untuk menerapkan GTD, ada lima tahap yang harus dilakukan, yaitu:

1. Collect
   Satu hal yang ditekankan dalam GTD adalah kita harus mengeluarkan semua hal yang perlu dilakukan dari kepala kita. Karena itu tahap pertama adalah kita harus mengumpulkan semua catatan atau daftar tugas, dan juga menuliskan semua hal yang ada di pikiran kita. Kita harus memastikan bahwa semua stuff yang beterbangan sudah ditangkap tanpa ada yang tertinggal.

Bersambung ke Konsep Getting Things Done (3)

Seperti yang sudah pernah saya tulis, Getting Things Done (GTD) adalah sebuah konsep manajemen waktu yang sangat populer. Banyak orang yang sudah menggunakan dan merasakan manfaat konsep ini, bahkan tidak sedikit situs web yang dikhususkan untuk membahas GTD.

Seperti apakah GTD itu ? Ide dasar dari GTD bisa dilihat dari judul lengkap buku yang ditulis David Allen ini, yaitu Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Jadi ide dasarnya adalah bagaimana kita bisa produktif (mencapai hasil sebanyak mungkin) tanpa mengalami stres. David Allen menyebutnya dengan istilah mind like water, pikiran yang begitu tenang seperti air di kolam. Ide ini tentu saja sangat menarik, karena dengan situasi persaingan seperti sekarang ini tekanan pekerjaan seringkali membuat orang stres. Mencapai hasil sebanyak mungkin dan tidak mengalami stres kelihatannya seperti dua hal yang bertentangan !

Bagaimana agar kita bisa bebas stres dan mempunyai mind like water ? David Allen berusaha merunut kembali mengapa orang mengalami stres. Menurut dia, stres disebabkan karena pikiran kita dipenuhi dengan apa yang disebutnya stuff. Stuff ini adalah hal-hal yang harus kita tangani namun belum kita putuskan apa yang harus kita lakukan tentang hal itu. Hal-hal yang belum diputuskan inilah yang beterbangan terus-menerus dalam pikiran kita dan membuat kita stres.

Lalu bagaimana solusinya ? Sederhana saja: semua stuff itu harus dikeluarkan dari pikiran kita ! Kalau tidak ada lagi stuff dalam pikiran kita maka pikiran kita akan tenang seperti air, mind like water.

Bersambung ke Konsep Getting Things Done (2)

Biasanya saya jarang bisa membaca terus-menerus dalam waktu lama, tapi tadi malam kebetulan saya sempat. Membaca terus selama berjam-jam membuat saya menemukan lagi asyiknya membaca (biasanya juga menyenangkan, tapi ini lebih dari biasanya). Sampai tahap tertentu, kita menjadi hanyut dalam bacaan kita. Dan kalau sudah begitu, rasanya seperti dibawa ke dunia lain.

Tadi malam misalnya. Karena yang saya baca adalah buku Guns, Germs and Steel (salah satu buku dalam daftar bacaan saya), maka saya merasa seperti dibawa keliling dunia dengan mesin waktu. Suatu waktu saya ada di kerajaan Aztec, lalu pindah menyaksikan keadaan di kerajaan Inca, pindah lagi melihat Thomas Edison menemukan phonograph, lalu pindah lagi melihat epidemi yang menyapu bersih Fiji. Asyik sekali ! Seperti saya katakan di atas, rasanya seperti dibawa ke dunia lain.

Dari sini saya disadarkan lagi tentang betapa pentingnya membaca. Membaca benar-benar membuka banyak jendela baru bagi kita untuk melihat dunia. Wawasan kita menjadi lebih luas (tepatnya jauh lebih luas) dan kita bisa melihat dunia dengan cara yang berbeda. Tentu saja asalkan kita memilih bacaan yang berkualitas (sebab banyak juga bacaan sampah).

Seperti yang ditulis di Guns, Germs and Steel, transfer pengetahuan melalui tulisan adalah salah satu faktor penentu unggulnya suatu bangsa dibandingkan bangsa lain. Knowledge brings power. Ini sudah terbukti dalam ribuan tahun sejarah dunia.

Karena itu menyedihkan sekali kalau suatu bangsa tidak suka membaca, khususnya bacaan yang bermutu. Buku Guns, Germs and Steel misalnya (pemenang hadiah Pulitzer dengan nilai pengetahuan luar biasa), terjual lebih dari satu juta kopi di seluruh dunia. Tapi terus terang saya tidak bisa membayangkan buku itu akan laku di Indonesia (dan kenyataannya buku itu memang tidak pernah diterjemahkan). Kelihatannya di Indonesia kita lebih suka buku-buku yang instan, buku yang memberi hasil dalam jangka pendek, dan bukannya buku yang menghasilkan perubahan fundamental dalam jangka panjang.