ScrapBook – Extension Favorit (2)

Bersambung dari ScrapBook – Extension Favorit (1)

  1. Kemampuan pencarian yang cepat
    ScrapBook akan mengindeks seluruh koleksi kita sehingga dengan mudah kita bisa menemukan halaman yang dicari. Kita bisa melakukan pencarian dengan banyak pilihan, misalnya saja mencari di seluruh isi halaman atau hanya di judulnya. Kecepatan pencariannya kira-kira sama dengan Google Desktop Search, yang berarti jauh lebih cepat daripada fitur pencarian Windows yang biasa.
  2. Dapat menyimpan hanya bagian yang kita pilih
    Dengan ScrapBook, kita bisa menyimpan hanya bagian tertentu dari suatu halaman web. Misalnya kita menemukan pernyataan yang menarik di suatu halaman web, kita bisa menyimpan hanya pernyataan itu saja tanpa perlu menyimpan bagian-bagian lain yang tidak menarik.
  3. Bisa menghapus bagian halaman yang tidak kita perlukan
    Kalau kita menyimpan suatu halaman web, kadang-kadang ada bagian yang tidak kita inginkan misalnya banner iklan. ScrapBook memungkinkan kita untuk menghapus bagian-bagian seperti itu dari halaman yang kita simpan. Dengan begitu halaman yang kita simpan menjadi lebih bersih dan memakan ruang penyimpanan lebih sedikit.
  4. Dapat menandai bagian-bagian yang penting
    ScrapBook membantu kita untuk mempelajari halaman-halaman web yang kita tangkap. Di antaranya kita bisa menandai bagian-bagian yang penting di halaman itu dengan memberikan highlight. Efeknya menjadi seperti halaman yang di-stabilo. Dengan cara ini, di kesempatan lain kita bisa menemukan kembali bagian-bagian tersebut dengan mudah.
  5. Dapat memberikan catatan
    Selain dapat menandai bagian-bagian penting, kita juga bisa memberikan catatan pada halaman web yang ditangkap. Ada dua cara untuk memberikan catatan. Cara pertama, kita bisa memberikan catatan dalam suatu kotak yang disisipkan ke halaman tersebut. Sedangkan cara kedua, kita bisa memberikan catatan dalam bentuk tooltip untuk teks yang dipilih.

Oya, dan Anda juga tidak usah kuatir kalau ingin belajar menguasai ScrapBook. Di situsnya sudah tersedia manual lengkap dalam bentuk file PDF !

Semua inilah yang membuat saya jatuh cinta pada ScrapBook. Jujur saja, setelah menggunakannya selama beberapa bulan, sekarang saya sudah sulit membayangkan hidup tanpa ScrapBook :).

ScrapBook – Extension Favorit (1)

Di antara berbagai extension Firefox yang pernah saya coba, extension yang paling saya sukai adalah ScrapBook. Inilah extension favorit saya !

Seperti yang saya tulis di post Tool Menarik, salah satu jenis tool yang sejak lama saya cari adalah tool yang termasuk kategori web research. Tool dalam kategori ini memungkinkan kita untuk dengan mudah menyimpan hal-hal menarik yang kita temukan di Internet. Bahkan bukan hanya menyimpan, tool jenis ini juga membantu kita dalam mempelajari hal-hal yang kita temukan itu.

Saat saya menulis post Tool Menarik, tool web research yang saya gunakan adalah Net Snippets. Tool ini gratis dan bagus, hanya saja integrasinya dengan Firefox tidak terlalu baik. Koleksi temuan kita ditampilkan dalam program tersendiri yang terpisah dengan browser.

Setelah memakai Net Snippets beberapa waktu, saya menemukan ScrapBook. ScrapBook merupakan tool web research yang berbentuk extension Firefox. Karena berupa extension Firefox, tentu saja integrasinya dengan Firefox tidak usah ditanya lagi. Dan yang lebih menyenangkan, ScrapBook memiliki banyak fitur menarik yang menurut saya bahkan lebih kaya dari Net Snippets !

Berikut ini fitur-fitur dari ScrapBook:

  1. Mampu menyimpan halaman web dengan mudah
    Fitur ini sangat membantu saya yang sering menjelajahi Internet. Dulu saya biasa menyimpan halaman web yang menarik dengan perintah File | Save as … . Tapi ada satu kekurangan penting kalau menggunakan cara ini, yaitu alamat Internet asli dari halaman itu tidak ikut disimpan. Lain kali kita akan kesulitan kalau ingin masuk ke halaman aslinya di Internet. Dengan ScrapBook, alamat asli halaman otomatis ikut disimpan.
  2. Semua koleksi ditampilkan dalam Sidebar
    Semua hasil tangkapan kita ditampilkan di dalam sebuah panel yang terintegrasi langsung di dalam Firefox. Jadi kita tidak perlu berpindah program lagi untuk melihat koleksi tangkapan kita. Dan kita bisa mengelompokkan semuanya itu dalam bentuk folder-folder.

Bersambung ke ScrapBook – Extension Favorit (2)

Getting Things Done Selesai

Akhirnya selesai juga membaca Getting Things Done, buku pertama dalam daftar bacaan saya. Seperti yang saya tulis dalam post Daftar Bacaan, saya penasaran membaca buku ini setelah melihat betapa populernya konsep Getting Things Done (GTD) di Internet. Sekarang setelah selesai membaca bukunya, saya siap untuk mengimplementasikan konsep ini secara utuh.

Jangan salah, saya tidak menunggu sampai selesai membaca buku GTD baru mulai menerapkannya. Sekedar informasi, saya sudah belajar menerapkan GTD selama sekitar dua bulan ! Mungkin karena sangat ingin belajar meningkatkan produktivitas, saya sudah mencoba menerapkan GTD sedini mungkin. Sambil membaca bukunya, saya langsung belajar menerapkan pengetahuan yang saya peroleh. Dengan bertambahnya pengetahuan baru, saya terus menyesuaikan penerapan yang saya lakukan. Dan jujur saja, dalam dua bulan ini saya sudah merasakan banyak manfaat dari GTD. Pikiran saya lebih jernih dan produktivitas saya meningkat !

Sekarang setelah menangkap konsep GTD secara utuh, ada dua tantangan yang saya hadapi. Tantangan pertama adalah berusaha menanamkan kebiasaan GTD dalam diri saya. Tantangan ini tentu saja tidak mudah, karena yang namanya kebiasaan memang tidak bisa ditanamkan begitu saja. Perlu ada tekad dan disiplin. Sedangkan tantangan keduanya adalah berusaha mencari cara implementasi GTD yang paling optimal. Ini karena dalam buku GTD sendiri cara implementasinya tidak dibatasi. Kita bisa memilih sendiri teknologi apa yang hendak kita gunakan. Dan inilah tantangannya, yaitu menemukan teknologi yang paling tepat ! Sampai saat ini saya belajar mengimplementasikan GTD dengan dua program, yaitu Microsoft Outlook dan Microsoft OneNote (cerita detailnya akan saya ceritakan lain kali).

Oya, Anda mungkin bertanya-tanya, seperti apa sih GTD itu ? Untuk menjawab pertanyaan ini, rencananya saya akan menulis satu seri post yang menjelaskan konsep GTD. Tunggu saja.

Situs Produktivitas Microsoft

Baru-baru ini saya menemukan dua buah situs yang menarik yaitu Microsoft At Work dan Microsoft At Home. Ternyata keduanya penuh dengan artikel-artikel produktivitas ! Microsoft At Work berisi tips-tips untuk lingkungan kantor, sedangkan Microsoft At Home berisi tips-tips untuk lingkungan rumah.

Artikel-artikel di Microsoft At Work dibagi dalam lima kategori yaitu:

Sedangkan artikel-artikel di Microsoft At Home dibagi dalam tiga kategori yaitu:

Dari pengamatan saya, artikel-artikel di kedua situs ini sangat bagus dan berguna. Saya rasa saya akan belajar banyak dari kedua situs ini !

Web 2.0 (2)

Bersambung dari Web 2.0 (1)

  1. End of the Software Release Cycle
    Aplikasi Web 2.0 memiliki sifat yang berbeda dengan aplikasi pada platform “lama” seperti Windows. Suatu aplikasi Windows biasanya dirilis setiap dua atau tiga tahun sekali, misalnya saja Microsoft Office yang memiliki versi 97, 2000, XP, dan 2003. Di lain pihak, aplikasi Web 2.0 selalu di-update terus-menerus karena sifatnya yang bukan lagi produk melainkan layanan. Google misalnya, selalu di-update data dan programnya tanpa perlu menunggu waktu-waktu tertentu.
  2. Lightweight Programming Models
    Aplikasi Web 2.0 menggunakan teknik-teknik pemrograman yang “ringan” seperti AJAX dan RSS. Ini memudahkan orang lain untuk memakai ulang layanan suatu aplikasi Web 2.0 guna membentuk layanan baru. Contohnya adalah Google Maps yang dengan mudah dapat digunakan orang lain untuk membentuk layanan baru. Sebagai hasilnya muncullah layanan-layanan seperti HousingMaps yang menggabungkan layanan Google Maps dengan Craigslist. Layanan seperti ini, yang menggabungkan layanan dari aplikasi-aplikasi lainnya, dikenal dengan istilah mashup.
  3. Software Above the Level of a Single Device
    Aplikasi Web 2.0 bisa berjalan secara terintegrasi melalui berbagai device. Contohnya adalah iTunes dari Apple yang berjalan secara terintegrasi mulai dari server Internet (dalam bentuk toko musik online), ke komputer pengguna (dalam bentuk program iTunes), sampai ke mobile device (dalam bentuk iPod). Di masa depan diperkirakan akan makin banyak aplikasi-aplikasi yang memiliki sifat ini, misalnya saja demo Bill Gates di CES 2006 menunjukkan integrasi antar device yang luar biasa (lihat post Consumer Electronic Show 2006).
  4. Rich User Experiences
    Aplikasi Web 2.0 memiliki user interface yang kaya meskipun berjalan di dalam browser. Teknologi seperti AJAX memungkinkan aplikasi Internet memiliki waktu respons yang cepat dan user interface yang intuitif mirip seperti aplikasi Windows yang di-install di komputer kita. Contohnya adalah Gmail, aplikasi email dari Google yang memiliki user interface revolusioner. Contoh lainnya lagi adalah Google Maps yang meskipun berjalan dalam browser namun bisa memberikan respons yang cepat saat pengguna menjelajahi peta.

Apakah suatu aplikasi harus memiliki ketujuh ciri-ciri ini untuk bisa disebut “Web 2.0” ? Jawabannya adalah tidak. Namun semakin banyak ciri-ciri yang dimiliki berarti aplikasi itu semakin “Web 2.0” ! Dan satu hal lagi, meskipun contoh-contoh yang diberikan di atas banyak berasal dari keluarga Google, tapi sebenarnya masih banyak aplikasi Web 2.0 yang lain. Di kesempatan lainnya kita akan melihat contoh aplikasi-aplikasi Web 2.0 yang sedang berkembang saat ini.

Web 2.0 (1)

Belakangan ini ada satu istilah yang sedang naik daun, yaitu Web 2.0. Istilah ini dipakai untuk menggambarkan aplikasi-aplikasi Internet generasi baru yang merevolusi cara kita menggunakan Internet. Semua aplikasi ini membawa kita masuk ke babak baru penggunaan Internet yang berbeda dengan generasi sebelumnya pada pertengahan tahun 1990-an.

Dan jangan heran, belakangan ini banyak aplikasi Internet yang melabeli dirinya dengan “Web 2.0”. Agar tidak terkecoh, pertama-tama tentu kita harus mengerti dulu apa yang dimaksud dengan Web 2.0.

Nah, untuk ini ada satu artikel yang sangat bagus yaitu What is Web 2.0 karangan Tim O’Reilly. Kebetulan juga Tim O’Reilly adalah salah satu pencetus istilah Web 2.0. Jadi dari artikel iini kita bisa mendapatkan informasi langsung dari tangan pertama !

Secara singkat, berikut ini ciri-ciri aplikasi Web 2.0 (diambil dari artikel What is Web 2.0):

  1. The Web as Platform
    Aplikasi Web 2.0 menggunakan Web (atau Internet) sebagai platformnya. Apa sih yang dimaksud dengan platform ? Platform di sini adalah tempat suatu aplikasi dijalankan. Contoh platform yang terkenal adalah Windows, di mana ada aplikasi-aplikasi seperti Microsoft Office dan Adobe Photoshop. Menggunakan Internet sebagai platform berarti aplikasi-aplikasi tersebut dijalankan langsung di atas Internet dan bukan di atas satu sistem operasi tertentu. Contohnya adalah Google yang bisa diakses dari sistem operasi mana pun. Contoh lainnya adalah Flickr yang juga bisa diakses dari sistem operasi mana pun.
    Kelebihannya jelas, aplikasi-aplikasi Web 2.0 ini tidak lagi dibatasi sistem operasi seperti pada Windows. Dan kita bahkan tidak perlu menginstall apapun untuk menggunakan aplikasi-aplikasi ini !
  2. Harnessing Collective Intelligence
    Aplikasi Web 2.0 memiliki sifat yang unik, yaitu memanfaatkan kepandaian dari banyak orang secara kolektif. Sebagai hasilnya muncullah basis pengetahuan yang sangat besar hasil gabungan dari pengetahuan banyak orang. Contoh yang jelas adalah Wikipedia. Wikipedia adalah ensiklopedi online yang memperbolehkan semua orang untuk membuat dan mengedit artikel. Hasilnya adalah ensiklopedi online besar yang sangat lengkap artikelnya, bahkan lebih lengkap daripada ensiklopedi komersial seperti Encarta ! Contoh lainnya lagi adalah del.icio.us di mana semua orang saling berbagi link-link menarik yang mereka temukan. Akibatnya kita bisa menemukan “permata-permata” di Web gabungan hasil browsing dari ribuan orang. Blogosphere juga merupakan contoh kepandaian kolektif karena setiap orang bisa menulis blog-nya sendiri-sendiri lalu saling link satu sama lain untuk membentuk jaringan pengetahuan, mirip seperti sel-sel otak yang saling terkait satu sama lain di dalam otak kita.
  3. Data is the Next Intel Inside
    Kekuatan aplikasi Web 2.0 terletak pada data. Aplikasi-aplikasi Internet yang berhasil selalu didukung oleh basis data yang kuat dan unik. Contohnya adalah Google, yang kekuatannya terletak pada pengumpulan dan manajemen data halaman-halaman Web di Internet. Contoh lainnya lagi adalah Amazon yang memiliki data buku yang bukan hanya lengkap, tapi juga sangat kaya dengan hal-hal seperti review, rating pengguna, link ke buku-buku lain, dan sebagainya. Ini berarti perusahaan yang unggul adalah perusahaan yang menguasai data.

Bersambung ke Web 2.0 (2)

Memperkecil Ukuran File Outlook

Kalau Anda seorang pengguna Microsoft Outlook, waspadai ukuran file data Anda. Tanpa disadari, ukuran file data Outlook bisa dengan mudah berkembang menjadi ratusan megabyte, terlebih kalau Anda berlangganan banyak mailing list (milis).

Ada baiknya Anda memastikan ukuran file Outlook tetap wajar dan tidak membengkak. Mengapa ? Salah satu alasan utamanya adalah backup. Kalau ukuran file Outlook terlalu besar maka proses backup akan berjalan lambat, padahal yang namanya backup tentu saja harus sering dilakukan.

Untuk memperkecil ukuran file Outlook, berikut ini langkah-langkah yang perlu dilakukan (di sini digunakan Outlook 2003) :

  1. Lihat ukuran file sekarang
    Caranya, bukalah folder tempat file Outlook Anda melalui menu File | Data File Management | Open Folder. File data Outlook biasanya bernama Outlook.pst. Melalui folder yang terbuka itu Anda bisa melihat ukuran file tersebut.
  2. Lihat ukuran mailbox beserta setiap foldernya
    Mailbox inilah tempat email-email diletakkan. Anda bisa melihat ukuran mailbox melalui menu Tools | Mailbox Cleanup | View Mailbox Size. Selain melihat ukuran mailbox secara keseluruhan, Anda bisa melihat ukuran setiap folder dalam mailbox (kalau Anda berlangganan milis sebaiknya setiap milis ditaruh dalam folder tersendiri). Anda bisa melihat folder-folder mana saja yang ukurannya besar.
  3. Hapus folder-folder yang tidak perlu
    Folder-folder yang berukuran besar namun tidak lagi diperlukan sebaiknya dihapus. Namun sebelumnya, email-email penting bisa dipindahkan ke folder lain, misalnya saja email dari orang tertentu (mungkin orang-orang yang menjadi “favorit” Anda di milis itu). Untuk keperluan ini Anda bisa menggunakan fasilitas filter (tidak dapat saya jelaskan secara rinci di sini).
  4. Hapus isi Deleted Items
    Sampai tahap ini, kalau dilihat ukuran mailbox-nya (langkah 2) ternyata masih tetap sama ! Alasannya adalah karena data yang dihapus tadi sebenarnya hanya dipindahkan ke folder Deleted Items. Untuk membersihkan Deleted Items, gunakan menu Tools | Mailbox Cleanup | Empty.
  5. Padatkan file fisik
    Sampai tahap ini hati-hati. Kalau dilihat, ukuran mailbox (langkah 2) sudah turun, tapi ukuran file fisiknya (langkah 1) ternyata tidak berubah ! Tetap besar seperti semula. Padahal tujuan kita adalah mengecilkan ukuran file fisik. Nah, untuk itu ada satu langkah penting terakhir yang harus kita lakukan, yaitu memadatkan file fisik. Caranya, pilih menu File | Data File Management | Settings | Compact Now.

Cukup rumit bukan ? Saya sendiri tidak menyangka bahwa cara mengecilkan file Outlook ternyata serumit itu ! Tapi yang pasti, setelah semua langkah ini diikuti Anda akan memiliki sebuah file Outlook yang ramping dan sehat.

Daftar Bacaan

Dalam post Dampak Terbesar disebutkan bahwa kriteria saya dalam memilih buku yang hendak dibaca adalah dampaknya. Meskipun ada begitu banyak buku menarik, namun saya hanya akan memilih buku yang memberikan dampak terbesar untuk dibaca.

Nah, kali ini saya ingin membocorkan rahasia kepada rekan-rekan, yaitu buku-buku mana saja yang masuk dalam daftar bacaan saya. Dengan kata lain, inilah buku-buku yang saya anggap memberikan dampak terbesar ! Di antara begitu banyak buku yang belum saya baca, saya menganggap buku-buku ini akan memberikan pengaruh paling besar bagi perkembangan pribadi saya.

Ada empat buku yang masuk dalam daftar bacaan saya saat ini, dan keempat buku itu adalah:

  1. Getting Things Done
    Buku karangan David Allen ini berisi metode manajemen waktu yang sangat populer saat ini yaitu Getting Things Done (lihat post Getting Things Done). Banyak orang yang merasa produktivitasnya sangat meningkat setelah menerapkan Getting Things Done (GTD), dan banyak situs web yang membahas tentang GTD. Mengingat begitu populernya GTD dan mengingat saya sendiri sangat tertarik dengan produktivitas maksimum (misi situs ini), maka saya langsung memprioritaskan untuk membaca buku ini.
  2. Guns, Germs and Steel
    Buku karangan Jared Diamond ini menceritakan tentang sejarah peradaban manusia dalam 13.000 tahun terakhir. Mengapa peradaban yang satu lebih maju daripada peradaban yang lain ? Buku ini berusaha mencari jawaban sampai ke akarnya. Buku ini merupakan:

    • pemenang hadiah Pulitzer
    • buku wajib untuk mahasiswa baru MIT tahun 2005, dan
    • satu-satunya buku yang Bill Gates mau menuliskan kata-kata pujiannya secara terbuka.

    Saya yakin ada banyak pelajaran yang bisa saya peroleh dari buku ini. Bukan hanya pelajaran seumur hidup, tapi pelajaran sepanjang sejarah umat manusia. Saya pernah menulis tentang ini di post Belajar dari Sejarah.

  3. The World is Flat
    Buku karangan Thomas Friedman ini membahas tentang bagaimana keadaan globalisasi dunia pada abad 21. Buku ini penting untuk memahami trend yang sedang dan akan terjadi dalam abad 21 ini sehingga kita bisa siap dan tampil sebagai pemenang dalam globalisasi abad 21. Buku ini juga sedang menjadi best seller di New York Times. Saya pernah menulis tentang ini di post Globalisasi 3.0.
  4. How to Win Friends and Influence People
    Buku karangan Dale Carnegie ini adalah buku klasik yang diterbitkan pertama kali pada tahun 1936. Sampai saat ini buku ini telah berkali-kali dicetak ulang dan berisi resep yang terbukti manjur (sudah teruji oleh waktu) tentang bagaimana cara membangun hubungan yang efektif dengan orang lain. Saya rasa ini adalah faktor yang sangat penting untuk keberhasilan dan karenanya saya tertarik untuk membaca buku ini.

Memang, dengan waktu yang terbatas saya tidak tahu kapan saya bisa menyelesaikan keempat buku ini. Tapi inilah keempat buku yang masuk dalam prioritas bacaan saya saat ini. Kalau penasaran, Anda bisa juga melihat daftar bacaan saya di masa lalu di post Must Read Books.

Masa Sibuk

Rekan-rekan, untuk beberapa hari ke depan saya akan masuk masa sibuk. Ada beberapa hal yang harus saya tangani. Oleh karena itu frekuensi post saya akan menurun (biasanya saya post dua hari sekali). Ya, semoga masa sibuk ini bisa segera selesai dan frekuensi post saya bisa kembali normal. :)

Dampak Terbesar

Bagaimana cara memanfaatkan waktu kita semaksimal mungkin ? Misalnya kita punya waktu dua jam dan ada tiga pilihan kegiatan. Kegiatan mana yang harus kita lakukan ? Ya, bagi saya sekarang mudah untuk menjawab pertanyaan ini. Saya akan memilih kegiatan yang memberikan dampak terbesar. Dampak terbesar di sini berarti kegiatan yang akan memberikan hasil sebanyak mungkin untuk waktu yang diberikan.

Saat ini saya belajar untuk menggunakan prinsip ini dalam segala hal. Dalam hal membaca buku misalnya. Di antara begitu banyak pilihan buku, buku mana yang akan saya baca ? Mudah saja ; saya akan memilih buku yang memberikan dampak terbesar ! Meskipun buku-buku lain tampak menarik, tapi saya belajar untuk memilih buku berdasarkan dampaknya. Dengan begitu saya bisa yakin waktu saya untuk membaca buku benar-benar dimanfaatkan dengan maksimal !

Begitu juga halnya dengan membaca artikel. Ada begitu banyak pilihan artikel dengan judul-judul yang menarik. Tapi sekali lagi, saya belajar untuk memilih hanya artikel yang memberikan dampak terbesar.

Kalau dipikir-pikir, prinsip ini sangat cocok dengan prinsip Pareto. Prinsip Pareto mengatakan bahwa 20% kegiatan memberikan 80% hasil, sementara 80% kegiatan sisanya hanya memberikan 20% hasil. Nah, dengan memilih kegiatan berdasarkan dampaknya berarti kita memilih untuk melakukan hanya 20% kegiatan yang memberikan 80% hasil ! Sangat maksimal bukan ?

Tentu saja dari sini masih bisa muncul pertanyaan lain: bagaimana cara kita mengukur dampak dari suatu kegiatan ? Nah, di sinilah letak permasalahannya. Dampak yang saya maksud di sini bukan hanya diukur terhadap studi atau pekerjaan kita, tapi terhadap kehidupan kita secara menyeluruh. Berapa banyak orang yang pekerjaannya berhasil tapi keluarganya justru berantakan ? Mungkin kegiatan yang dipilihnya memberikan banyak hasil untuk pekerjaannya, tapi keluarganya malah jadi terlantar. Bukan ini dampak yang saya maksud. Sekali lagi, dampak yang saya maksud di sini harus diukur terhadap kehidupan kita secara menyeluruh. Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk memiliki tujuan dan nilai-nilai hidup yang jelas.