Bersambung dari Kantor Tanpa Kertas (1)
Hal ini mengingatkan saya pada buku Business @ the Speed of Thought, di mana Bill Gates menceritakan tentang upaya Microsoft untuk menciptakan kantor tanpa kertas. Di situ dikisahkan bagaimana waktu itu kantor pusat Microsoft mempunyai tidak kurang dari 1000 macam formulir kertas, padahal Microsoft sendiri sering menganjurkan terciptanya kantor tanpa kertas ! Dengan berbagai upaya efisiensi, jumlah 1000 macam formulir kertas itu akhirnya bisa dikurangi menjadi hanya 60, sedang sisanya semua diubah menjadi bentuk digital. Mengapa tidak sekalian semuanya dijadikan digital ? Karena formulir-formulir yang tersisa itu dipakai untuk berhubungan dengan pihak luar yang masih menggunakan kertas.
Dari sini saya terpikirkan dalil ini:
Artinya, makin canggih suatu organisasi maka makin sedikit jumlah kertas yang digunakan, dan demikian pula sebaliknya, makin tidak canggih suatu organisasi maka makin banyak jumlah kertas yang digunakan.
Mengapa makin sedikit kertas berarti makin canggih ? Karena makin sedikit kertas berarti makin banyak informasi yang disimpan dalam bentuk digital. Dan informasi yang disimpan dalam bentuk digital memiliki banyak keuntungan, di antaranya:
- Kantor menjadi lebih bersih dan rapi
Tidak ada lagi kertas-kertas yang berserakan di berbagai tempat. - Pencarian informasi jauh lebih cepat
Cukup menjalankan program pencari maka informasi dapat segera diperoleh (lihat post Pencarian Non-Digital). - Penyajian informasi jauh lebih kaya
Informasi digital bisa disajikan dalam berbagai bentuk sesuai dengan kriteria kita. Kita bisa melihatnya dari berbagai sudut pandang dan berbagai tingkat kedalaman, juga bisa digabungkan dengan informasi-informasi lain. - Kolaborasi jauh lebih mudah
Dengan program groupware seperti Lotus Notes, kolaborasi menjadi jauh lebih mudah dan efisien.
Semuanya ini akan meningkatkan produktivitas kita.
Jadi, untuk meningkatkan produktivitas kita, mulailah pikirkan cara-cara kreatif untuk menciptakan kantor tanpa kertas !