Bersambung dari Cara Menerapkan Getting Things Done (1)
- Pocket PC
Saya selalu mensinkronisasikan Calendar dan Next Actions yang terdapat di Outlook dengan Pocket PC. Dengan begitu, saya bisa melihat Calendar dan Next Actions saya ke mana pun saya pergi. Cara ini banyak membantu dalam kehidupan sehari-hari, sebab dengan begitu saya setiap saat bisa melihat hal-hal apa saja yang perlu saya lakukan. Di samping itu, cara ini juga memungkinkan saya untuk segera mencatat hal-hal baru yang perlu dimasukkan ke Calendar atau Next Actions sebelum terlupakan. - Kertas
Kertas ? Ada apa menggunakan kertas ? Mungkin Anda terkejut karena setelah membahas tool-tool yang berbau high-tech tiba-tiba muncul sebuah tool yang sangat sederhana yaitu kertas. Anda yang mengikuti blog ini tentu tahu kalau saya berusaha meminimalkan penggunaan kertas (lihat post Pencarian Non-Digital, Kantor Tanpa Kertas dan Digital vs Non-Digital). Namun demikian, kertas memiliki keunggulan tersendiri yang harus saya akui, yaitu bisa cepat ditulisi dan dicorat-coret. Kalau menggunakan Pocket PC saya harus menulis secara lambat dan hati-hati agar bisa dikenali oleh Pocket PC. Sedangkan dengan kertas, saya bisa menulis secara asal-asalan tanpa takut tidak dikenali ! Karena itulah saya seringkali membawa selembar kertas di saku sebagai tempat untuk mencatat dengan cepat. Ini khususnya berguna pada jam kerja di mana hal-hal baru bisa muncul dengan cepat. Begitu ada next action baru yang muncul, saya akan segera menuliskannya di kertas tersebut. Begitu pula kalau misalnya ada ide baru yang muncul, saya juga akan cepat-cepat menuliskannya sebelum hilang (lihat post Menangkap Ide). Nantinya saya akan memasukkan data di kertas itu ke Outlook atau OneNote.
Masih ada satu lagi kegunaan kertas, yaitu untuk mencatat daftar Next Actions yang ingin saya lakukan hari ini. Karena GTD sangat menekankan untuk mencatat semua hal yang perlu dilakukan, maka biasanya daftar Next Actions bisa berisi puluhan sampai ratusan item. Meskipun sudah dikelompokkan menurut konteks, seringkali masih sangat banyak item yang tercatat. Akan sangat menyita waktu kalau setiap kali saya harus menelusuri ulang daftar tersebut untuk memilih apa yang hendak dilakukan. Karena itu sebagai gantinya, di pagi hari saya memilih dulu next action mana saja yang hendak saya lakukan hari ini dan saya catat di kertas. Dengan begitu saya tidak perlu lagi menelusuri ulang daftar Next Actions sepanjang hari. Saya cukup melihat daftar di kertas itu untuk mendapatkan daftar Next Actions yang sudah saya pilih sebelumnya.
Seperti itulah cara saya menerapkan GTD saat ini. Seperti yang saya tulis di atas, saya tidak menganggap cara ini sudah optimal. Bisa jadi di masa depan saya akan menggunakan cara lain yang lebih efisien untuk menerapkan GTD. Atau mungkin rekan-rekan mempunyai cara yang lebih efisien ? Saya akan senang mendengarkannya :).