Cara Menerapkan Getting Things Done (1)

Seperti yang pernah saya tulis sebelumnya, Getting Things Done (GTD) adalah sebuah konsep manajemen waktu yang sedang populer saat ini. Konsep dari GTD sendiri sudah pernah saya bahas di post Konsep Getting Things Done. Yang belum dibahas adalah bagaimana cara menerapkan GTD dalam kehidupan sehari-hari.

Satu sifat yang unik GTD adalah ia tidak membatasi bagaimana cara kita menerapkannya. GTD hanya memberikan konsep dasar, sedangkan cara menerapkannya bebas terserah kita. Di dalam buku Getting Things Done sendiri diberikan contoh-contoh menerapkan GTD baik secara high-tech (dengan menggunakan piranti-piranti digital seperti PDA) dan low-tech (dengan menggunakan piranti-piranti non-digital seperti buku catatan). Nah, pada post ini saya ingin membagikan bagaimana cara saya menerapkan GTD selama ini.

Oya, perlu dicatat bahwa saya sama sekali tidak menganggap cara saya ini merupakan cara terbaik untuk menerapkan GTD. Sampai saat ini saya masih belajar menerapkan GTD dengan baik, dan jujur saja, masih banyak kekurangannya. Hal-hal seperti weekly review dan tickler belum bisa saya lakukan dengan baik. Meskipun begitu, saya sudah merasakan banyak manfaat dari menerapkan GTD dan saya ingin membagikan bagaimana cara saya menerapkannya selama ini.

Untuk mudahnya, saya akan menjelaskan dengan menyebutkan tool-tool yang saya gunakan beserta perannya masing-masing. Berikut ini tool-tool yang saya gunakan untuk menerapkan GTD:

  1. Microsoft Outlook
    Di dalam GTD, ada tujuh tempat untuk meletakkan item yang ingin ditindaklanjuti, yaitu Someday/maybe, Reference, Projects, Project Plans, Waiting, Calendar, dan Next Actions. Saya menggunakan Outlook untuk menangani empat di antaranya, yaitu Projects, Project Plans, Calendar, dan Next Actions. Untuk Calendar saya menggunakan fitur Calendar dari Outlook dan untuk Next Actions saya menggunakan fitur Tasks dari Outlook. Yang agak unik adalah Projects dan Project Plans. Di Outlook tidak tersedia dukungan untuk mencatat proyek seperti yang dimaksud oleh GTD. Untungnya, ada sebuah artikel di Internet yang berisi trik untuk mencatat proyek GTD di dalam Outlook. Caranya adalah dengan menggunakan fitur Contacts dari Outlook yang dimodifikasi. Dengan cara ini kita bisa mencatat proyek, menghubungkannya dengan Next Actions yang sesuai, serta menulis perencanaan proyek (Project Plans) di bagian Notes dari proyek tersebut.
  2. Microsoft OneNote
    OneNote saya gunakan untuk menangani empat tempat dari GTD, yaitu Someday/maybe, Reference, Project Plans, dan Waiting. Lho, bukannya Project Plans tadi sudah ditangani oleh Outlook ? Ya, tapi fitur Notes di Outlook cukup terbatas. Ada banyak hal yang tidak bisa dilakukan di Outlook tapi bisa dilakukan di OneNote, misalnya saja pembuatan outline. Jadi untuk Project Plans yang relatif kompleks saya memilih menggunakan OneNote dibandingkan Outlook. Someday/maybe, Reference, dan Waiting masing-masing saya buat dalam bentuk daftar di Outlook. Membuat daftar di OneNote memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan alternatif lain (pembahasan lengkap tentang kemampuan OneNote bisa dilihat di post Microsoft OneNote).

Bersambung ke Cara Menerapkan Getting Things Done (2)