Memperkecil Ukuran File Outlook

Kalau Anda seorang pengguna Microsoft Outlook, waspadai ukuran file data Anda. Tanpa disadari, ukuran file data Outlook bisa dengan mudah berkembang menjadi ratusan megabyte, terlebih kalau Anda berlangganan banyak mailing list (milis).

Ada baiknya Anda memastikan ukuran file Outlook tetap wajar dan tidak membengkak. Mengapa ? Salah satu alasan utamanya adalah backup. Kalau ukuran file Outlook terlalu besar maka proses backup akan berjalan lambat, padahal yang namanya backup tentu saja harus sering dilakukan.

Untuk memperkecil ukuran file Outlook, berikut ini langkah-langkah yang perlu dilakukan (di sini digunakan Outlook 2003) :

  1. Lihat ukuran file sekarang
    Caranya, bukalah folder tempat file Outlook Anda melalui menu File | Data File Management | Open Folder. File data Outlook biasanya bernama Outlook.pst. Melalui folder yang terbuka itu Anda bisa melihat ukuran file tersebut.
  2. Lihat ukuran mailbox beserta setiap foldernya
    Mailbox inilah tempat email-email diletakkan. Anda bisa melihat ukuran mailbox melalui menu Tools | Mailbox Cleanup | View Mailbox Size. Selain melihat ukuran mailbox secara keseluruhan, Anda bisa melihat ukuran setiap folder dalam mailbox (kalau Anda berlangganan milis sebaiknya setiap milis ditaruh dalam folder tersendiri). Anda bisa melihat folder-folder mana saja yang ukurannya besar.
  3. Hapus folder-folder yang tidak perlu
    Folder-folder yang berukuran besar namun tidak lagi diperlukan sebaiknya dihapus. Namun sebelumnya, email-email penting bisa dipindahkan ke folder lain, misalnya saja email dari orang tertentu (mungkin orang-orang yang menjadi “favorit” Anda di milis itu). Untuk keperluan ini Anda bisa menggunakan fasilitas filter (tidak dapat saya jelaskan secara rinci di sini).
  4. Hapus isi Deleted Items
    Sampai tahap ini, kalau dilihat ukuran mailbox-nya (langkah 2) ternyata masih tetap sama ! Alasannya adalah karena data yang dihapus tadi sebenarnya hanya dipindahkan ke folder Deleted Items. Untuk membersihkan Deleted Items, gunakan menu Tools | Mailbox Cleanup | Empty.
  5. Padatkan file fisik
    Sampai tahap ini hati-hati. Kalau dilihat, ukuran mailbox (langkah 2) sudah turun, tapi ukuran file fisiknya (langkah 1) ternyata tidak berubah ! Tetap besar seperti semula. Padahal tujuan kita adalah mengecilkan ukuran file fisik. Nah, untuk itu ada satu langkah penting terakhir yang harus kita lakukan, yaitu memadatkan file fisik. Caranya, pilih menu File | Data File Management | Settings | Compact Now.

Cukup rumit bukan ? Saya sendiri tidak menyangka bahwa cara mengecilkan file Outlook ternyata serumit itu ! Tapi yang pasti, setelah semua langkah ini diikuti Anda akan memiliki sebuah file Outlook yang ramping dan sehat.

One thought on “Memperkecil Ukuran File Outlook”

  1. makasi banyak mas atas infonya,,,
    langkah ke-5 yg saya ga tau,,,
    pantesan, file2 inbox dah di atur2, tapi kok fisiknya masih 1,9 Gb :)

    makasi atas ilmunya,,,

    Andre

Comments are closed.